Objetivo e Instruções
O objetivo do calendário de obrigações é auxiliar
os gestores das entidades fechadas de previdência complementar associadas
a ABRAPP a monitorar o cumprimento das obrigações legais
e até mesmo as internas
O calendário vem com as obrigações legais cadastradas
de acordo com a periodicidade e podem ser incluídas obrigações
definidas internamente, para tanto, a planilha pode trabalhar com até 40
registros de obrigações em cada tipo de periodicidade
A planilha possui determinadas funcionalidades que representam o diferencial
em relação ao antigo calendário de obrigações
divulgado periodicamente pela ABRAPP como a capacidade de projetar automaticamente
as datas de vencimento das obrigações apenas alterado o
ano base da planilha ‘Resumo’
e o envio de mensagens de e-mail aos responsáveis pelo cumprimento de
cada obrigação
A planilha “Feriados” é essencial para a correta
projeção das datas de vencimento, lembrando que nela estão
cadastrados apenas os feriados nacionais, podendo as entidades cadastrar
os feriados municipais e estaduais se julgar necessário
Ainda, com relação à projeção, por
conservadorismo a planilha está configurada para em caso de a data
de vencimento recair em final de semana ou feriado retroagir para o dia útil
imediatamente anterior
Para que estas funcionalidades sejam habilitadas o Microsoft Excel deve
estar configurado para nível de segurança “Baixo” ou “Médio” para
execução de MacrosEsta opção pode ser alterada
acessando o item Macro do menu Ferramentas e selecionado a opção
Segurança
Periodicidade
As regras de parametrização de periodicidades foram definidas
após uma análise minuciosa dos prazos estabelecidos, buscou-se
também a flexibilização dessa parametrização
diante de outras obrigações internas que possam existir
Como resultado foram definidas as seguintes periodicidades:
- Anual: As obrigações podem ser definidas para uma
determinada data no ano
- Mensal: Definidos os meses, as obrigações podem definidas
para uma determinada data no mês
- Quinzenal: Definidos os meses, as obrigações podem
definidas para uma determinada data na 1° e 2° quinzenas
do mês
- Decendial: Definidos os meses, as obrigações podem
definidas para uma determinada data no 1°, 2° e 3° decêndio
do mês
Não temos a pretensão de abranger toda a sorte de regra
de periodicidade que possa ser definida, mas certamente as disponíveis
atendem a grande maioria das obrigações existentes
Agendamento de tarefas
Cada obrigação possui um botão de comando “Enviar
aviso”, sua função é gerar uma mensagem de
correio eletrônico que servirá de alerta para o responsável
pelo cumprimento da obrigação na entidade
As mensagens são geradas para as obrigações pendentes
e que estejam por vencer
Por uma questão de caráter técnico o recurso pode
não funcionar adequadamente em entidades que não utilizem
clientes de correio eletrônico Microsoft Qutlook ou que utilize
o calendário em versão do MS Qffice diferente da recomendada
Também por uma questão de caráter técnico,
as datas projetadas nas planilhas ‘Anual’ e ‘Mensal’ com
a opção ‘Dia Determinado’, devem ser conferidas,
pois em anos bissextos as dats projetadas podem ser antecipadas em 1 (um)
dia em relação a data que seria correta
Eventuais dúvidas quando ao funcionamento do calendário
devem ser encaminhadas ao e-mail: calendario@abrapp.org.br com o assunto “Calendário
de Obrigações”
Bom trabalho!
Comissão Técnica Nacional de Governança
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